Lei do Bem: cómo construir un expediente defendible

La Lei do Bem, principal incentivo fiscal a la I+D en Brasil, tiene una característica que la distingue de otros incentivos: la empresa aplica el beneficio por su cuenta al calcular el impuesto, sin aprobación previa. La información al Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación (MCTI) llega después, mediante el formulario FORMP&D, y el análisis técnico del ministerio puede demorar. Si las actividades declaradas no se reconocen como investigación y desarrollo, el beneficio puede ser cuestionado, con los recargos legales.

Por eso la pregunta correcta no es "¿podemos usar la Lei do Bem?", sino "¿podremos demostrar, años después, que lo que declaramos era I+D?". La respuesta depende casi por completo de cómo se documentó el proyecto mientras ocurría.

Qué establecen la ley y el decreto

Los incentivos a la innovación tecnológica están en el Capítulo III de la Ley n.º 11.196/2005, artículos 17 a 26, reglamentados por el Decreto n.º 5.798/2006. Entre ellos está la posibilidad de una exclusión adicional, en el cálculo de la renta imponible bajo el régimen de beneficio real (lucro real) y de la base de la contribución CSLL, de parte de los gastos en investigación tecnológica y desarrollo de innovación tecnológica, con porcentajes que varían según el aumento del número de investigadores y la obtención de patentes, además de otros beneficios previstos en la ley.

Algunos requisitos básicos suelen olvidarse:

• La empresa debe tributar bajo el régimen de beneficio real.
• Debe mantener la regularidad fiscal en el período.
• Los gastos deben registrarse de forma que puedan identificarse por proyecto.
• La información sobre los programas de I+D debe presentarse al MCTI, mediante el FORMP&D, hasta el 31 de julio del año siguiente al del uso del beneficio.

El criterio que decide: qué es I+D

La definición legal de innovación tecnológica habla de la concepción de un nuevo producto o proceso de fabricación, o de la incorporación de nuevas funcionalidades o características que impliquen mejoras incrementales y una ganancia efectiva de calidad o productividad. El decreto detalla las categorías de actividad: investigación básica dirigida, investigación aplicada, desarrollo experimental, tecnología industrial básica y servicios de apoyo técnico.

En la práctica, el análisis técnico se apoya mucho en el Manual de Frascati de la OCDE, referencia internacional para definir y medir la I+D. La edición de 2015 establece que, para ser I+D, una actividad debe cumplir cinco criterios:

Criterio	Qué significa	Evidencia útil
Novedad	Busca conocimiento nuevo, al menos para la empresa respecto del estado de la técnica	Relevamiento del estado de la técnica, búsqueda de patentes, comparación con soluciones existentes
Creatividad	Se basa en conceptos e hipótesis originales, no obvios	Registro de las hipótesis y alternativas consideradas
Incertidumbre	El resultado, el costo o el plazo no pueden preverse con seguridad al inicio	Descripción de la barrera técnica y de los riesgos al inicio del proyecto
Sistematicidad	Sigue un plan, con registro del proceso y de los resultados	Plan de proyecto, cronograma, informes de ensayos
Transferibilidad o reproducibilidad	Los resultados pueden reproducirse o transferirse	Informe técnico final, especificaciones, protocolos de prueba

El criterio más frágil en los expedientes que revisamos es la incertidumbre. Muchas empresas describen bien lo que hicieron y mal lo que no sabían al inicio. Un proyecto que desarrolla un producto nuevo usando solo técnicas conocidas, sin una barrera tecnológica que superar, puede ser una innovación de mercado importante y aun así no calificar como I+D.

Documentar mientras ocurre

El error más común es reconstruir la historia en junio del año siguiente, en el apuro del FORMP&D. Para entonces el equipo cambió, los correos se perdieron y el informe se convierte en una descripción genérica de resultados. Un expediente defendible tiene registros contemporáneos, hechos durante el proyecto. Según nuestra experiencia, los siguientes ítems resuelven la mayor parte de las debilidades.

• Ficha de apertura del proyecto: objetivo técnico, estado de la técnica, barrera tecnológica, hipótesis y criterio de éxito, con fecha.
• Registro de experimentos: qué se probó, el resultado, qué se aprendió y qué cambió en el plan. Las pruebas fallidas son evidencia valiosa de incertidumbre.
• Registro de horas por proyecto: investigadores y técnicos con dedicación registrada, compatible con la nómina.
• Vinculación contable: centros de costo u órdenes internas que permitan separar los gastos de I+D de los gastos operativos.
• Hitos de revisión: actas de reuniones en las que se decidió continuar, cambiar de rumbo o cerrar.
• Informe de cierre: resultado alcanzado, conocimiento generado y posibilidad de reproducción.

Separar la I+D de lo que no lo es

Un buen expediente también deja fuera lo que no se sostiene. El control de calidad de rutina, la adecuación de un producto a normas ya conocidas, la personalización para un cliente sin desafío técnico, la implantación de software de mercado y la investigación de mercado suelen excluirse. Incluirlos debilita el conjunto, porque el evaluador empieza a desconfiar también de los proyectos legítimos.

Un criterio práctico que usamos con clientes: si el equipo técnico no puede describir en dos frases cuál era la incertidumbre tecnológica y cómo se enfrentó, el proyecto probablemente no debería entrar.

Calendario recomendado

• Enero a marzo: definir la cartera de proyectos candidatos del año y abrir las fichas.
• Mensualmente: verificar el registro de horas y la vinculación contable.
• Trimestralmente: revisión técnica de los registros de cada proyecto.
• Cierre del ejercicio: cálculo del beneficio con base en los gastos ya segregados.
• Hasta el 31 de julio del año siguiente: envío del FORMP&D, con descripciones coherentes con los registros.

La Lei do Bem es uno de los instrumentos de apoyo a la innovación más relevantes de Brasil y está subutilizada en buena medida por inseguridad. Esa inseguridad disminuye mucho cuando la documentación deja de ser una tarea de fin de año y pasa a formar parte de la rutina de los proyectos.