Lei do Bem: como construir um dossiê defensável

A Lei do Bem tem uma característica que a diferencia de outros incentivos: a empresa usa o benefício por conta própria, na apuração do imposto, sem aprovação prévia. A prestação de informações ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação vem depois, pelo FORMP&D, e a análise técnica do ministério pode demorar. Se as atividades declaradas não forem reconhecidas como pesquisa e desenvolvimento, o benefício pode ser questionado, com os acréscimos legais.

Por isso a pergunta certa não é "podemos usar a Lei do Bem?", e sim "conseguimos demonstrar, anos depois, que o que declaramos era P&D?". A resposta depende quase inteiramente de como o projeto foi documentado enquanto acontecia.

O que a lei e o decreto estabelecem

Os incentivos à inovação tecnológica estão no Capítulo III da Lei nº 11.196/2005, artigos 17 a 26, regulamentados pelo Decreto nº 5.798/2006. Entre eles está a possibilidade de exclusão adicional, na apuração do lucro real e da base de cálculo da CSLL, de parte dos dispêndios com pesquisa tecnológica e desenvolvimento de inovação tecnológica, com percentuais que variam conforme o incremento no número de pesquisadores e a obtenção de patentes, além de outros benefícios previstos na lei.

Alguns requisitos básicos costumam ser esquecidos:

• A empresa precisa apurar o imposto pelo lucro real.
• Precisa manter regularidade fiscal no período.
• Os dispêndios precisam estar registrados de forma que permitam identificá-los por projeto.
• As informações sobre os programas de P&D devem ser prestadas ao MCTI, pelo FORMP&D, até 31 de julho do ano seguinte ao do uso do benefício.

O critério que decide: o que é P&D

A definição legal de inovação tecnológica fala em concepção de novo produto ou processo de fabricação, ou agregação de novas funcionalidades ou características que impliquem melhorias incrementais e efetivo ganho de qualidade ou produtividade. O decreto detalha as categorias de atividade: pesquisa básica dirigida, pesquisa aplicada, desenvolvimento experimental, tecnologia industrial básica e serviços de apoio técnico.

Na prática, a análise técnica se apoia muito no Manual de Frascati, da OCDE, referência internacional para definir e medir P&D. A edição de 2015 estabelece que, para ser P&D, uma atividade precisa atender a cinco critérios:

Critério	O que significa	Evidência que ajuda
Novidade	Busca conhecimento novo, ao menos para a empresa em relação ao estado da técnica	Levantamento de estado da técnica, busca de patentes, comparação com soluções existentes
Criatividade	Baseia-se em conceitos e hipóteses originais, não óbvias	Registro das hipóteses e das alternativas consideradas
Incerteza	O resultado, o custo ou o prazo não podem ser previstos com segurança no início	Descrição da barreira técnica e dos riscos no início do projeto
Sistematização	Segue plano, com registro de processo e resultados	Plano de projeto, cronograma, relatórios de ensaios
Transferibilidade ou reprodutibilidade	Os resultados podem ser reproduzidos ou transferidos	Relatório técnico final, especificações, protocolos de teste

O critério mais frágil nos dossiês que revisamos é a incerteza. Muitas empresas descrevem bem o que fizeram e mal o que não sabiam no início. Um projeto que desenvolve um produto novo usando apenas técnicas conhecidas, sem barreira tecnológica a superar, pode ser uma inovação de mercado importante e ainda assim não caracterizar P&D.

Documentar enquanto acontece

O erro mais comum é reconstruir a história em junho do ano seguinte, na correria do FORMP&D. Nesse momento a equipe já mudou, os e-mails se perderam e o relatório vira uma descrição genérica de resultados. Um dossiê defensável tem registros contemporâneos, feitos no decorrer do projeto. Na nossa experiência, os itens abaixo resolvem a maior parte das fragilidades.

• Ficha de abertura do projeto: objetivo técnico, estado da técnica, barreira tecnológica, hipóteses e critério de sucesso, com data.
• Registro de experimentos: o que foi testado, o resultado, o que se aprendeu e o que mudou no plano. Testes que falharam são evidência valiosa de incerteza.
• Apontamento de horas por projeto: pesquisadores e técnicos com dedicação registrada, compatível com a folha de pagamento.
• Vinculação contábil: centros de custo ou ordens internas que permitam separar dispêndios de P&D das despesas operacionais.
• Marcos de revisão: atas de reuniões em que se decidiu continuar, mudar de rumo ou encerrar.
• Relatório de encerramento: resultado alcançado, conhecimento gerado e possibilidade de reprodução.

Separar P&D do que não é

Um bom dossiê também deixa de fora o que não se sustenta. Controle de qualidade de rotina, adequação de produto a normas já conhecidas, customização para cliente sem desafio técnico, implantação de software de mercado e pesquisa de mercado costumam ser excluídos. Incluí-los enfraquece o conjunto, porque o analisador passa a desconfiar também dos projetos legítimos.

Um critério prático que usamos com clientes: se o time técnico não consegue descrever em duas frases qual era a incerteza tecnológica e como ela foi enfrentada, o projeto provavelmente não deve entrar.

Calendário recomendado

• Janeiro a março: definir a carteira de projetos candidatos do ano e abrir as fichas.
• Mensalmente: conferir apontamento de horas e vinculação contábil.
• Trimestralmente: revisão técnica dos registros de cada projeto.
• Fechamento do exercício: apuração do benefício com base nos dispêndios já segregados.
• Até 31 de julho do ano seguinte: envio do FORMP&D, com descrições coerentes com os registros.

A Lei do Bem é um dos instrumentos mais relevantes de apoio à inovação no Brasil, e subutilizado em boa parte por insegurança. Essa insegurança diminui muito quando a documentação deixa de ser tarefa de fim de ano e passa a fazer parte da rotina dos projetos.